CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, en cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como sus demás normas reglamentarias y complementarias, establece la siguiente Política de Tratamiento para los Datos Personales, garantizando de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal, de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento, así mismo garantizará en todo momento los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas físicas.

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, en cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como sus demás normas reglamentarias y complementarias, establece la siguiente Política de Tratamiento para los Datos Personales, garantizando de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal, de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento, así mismo garantizará en todo momento los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas físicas.

A través de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, las obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento, los derechos de los titulares, la finalidad en el uso de la información de carácter personal y los procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como empresa privada tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE DEL RESPONSABLE: CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, persona jurídica de naturaleza privada, legalmente constituida, con NIT. 816.004.712-4.

DIRECCIÓN DE DOMICILIO: CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, tendrá su domicilio principal en sus oficinas ubicadas en la calle 23 No. 7-69 piso 4 Edificio Monterrey de la ciudad de Pereira.

CORREO ELECTRÓNICO DE NOTIFICACIÓN JUDICIAL: comunicaciones@csmanantial.com

TELÉFONO: (6) 3256766

2. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, como a las obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, se debe tener en cuenta lo siguiente.

El manejo y tratamiento de datos personales, sensibles y de menores, dentro de CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, se encuentra enmarcado bajo los siguientes principios:

2.1. Principio de acceso y circulación restringida: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos tratados por CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, están relacionados con el cumplimiento del objeto social y por lo tanto se garantizará su acceso solo por las personas que requieran ejecutar actividades relacionadas con el mismo dentro de la organización, de conformidad con lo establecido en la Ley.  Sobre datos provenientes de otras fuentes en caso de que aplicase, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley. Los datos personales no podrán estar disponibles en medios de acceso público y difusión masiva. En caso de almacenarse en la nube, softwares o mecanismos similares, estos tendrán acceso restringido y no serán de carácter público.

2.2. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones principales. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí al contrato inicialmente pactado para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

2.3. Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales que CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio, y el Decreto 898 de 2002, las cuales se enmarcan en las siguientes:

• La Base de Datos de Empleados y Proveedores tiene como finalidad la realización de gestiones de bienestar social, capacitaciones, cumplimiento del marco legal en cuanto a pagos laborales, seguridad social, prestaciones y otras actividades que se requieran a fin de la administración del personal.
• La Base de Datos de Terceros tiene como finalidad cumplimiento de mandato legal y obligaciones contractuales (Información para facturación, soporte de transacciones, operaciones comerciales realizadas con proveedores y clientes, actividades de gestión de cobro), además de generar los registros requeridos por los entes gubernamentales.
• Las demás que se indican en el punto 3 de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

2.4 Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

2.5 Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse cuando CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL obtenga el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

2.6 Principio de seguridad: CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Toda la información de las bases de datos, reposan en el Servidor y en el archivo físico en las oficinas de la compañía.

2.7 Principio de transparencia: CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Este principio no será aplicable a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley.

2.8 Principio de veracidad o calidad: CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, garantiza que la información contenida en las bases de datos; será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La veracidad y calidad de los datos personales es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL frente a su calidad.

3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO:

El Tratamiento de datos personales que CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, realiza, desde el inicio de sus operaciones en el año 2000, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio, y el Decreto 898 de 2002, las cuales se enmarcan en las siguientes finalidades específicas:

A) El desarrollo del objeto social de CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, de la relación societaria, comercial, laboral o vínculo existente con el titular.

B) El desarrollo de todas aquellas actividades establecidas en los Estatutos de CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL

C) Generar y administrar el acervo de toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, comerciales, civiles, laborales, legales y en general toda obligación que ataña a la empresa.

D) Administrar la empresa, respecto de sus clientes, proveedores, accionistas y otros grupos de interés. Frente a los clientes la información recolectada pude utilizarse, sin restringirse a: entrega de información a entidades financieras para gestión de servicios financieros; fidelización de clientes; gestión de servicio al cliente; publicidad; mercadeo; gestión y contacto comercial; contactos para correos informativos; envío de correspondencia física, por correo electrónico o por cualquier medio de comunicación existente en el momento; envío de felicitaciones y congratulaciones por fechas especiales; contactar familiares y/o referencias, con el fin de verificar información previamente suministrada por una de las partes; gestión de cartera; referenciación y estudio de créditos; consultar centrales de bases de datos u Operadores de Información y Riesgo, o cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos e informes de la capacidad y el comportamiento crediticio, con fines estadísticos de verificación del riesgo crediticio o de reporte histórico de comportamiento comercial; efectuar el cobro pre-jurídico o judicial de las obligaciones que se encuentren en mora con CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL de manera directa o por medio de un tercero; realizar reportes a centrales de riesgo; traslado de información a entidades del mismo grupo de interés de CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL con fines contractuales; actualizar o corregir datos de inmuebles; intermediar y/o prestar el servicio de mantenimiento de los inmuebles y los arreglos que resulten necesarios para el adecuado disfrute de los inmuebles; remitir información de nuestros aliados comerciales; realización de llamadas (call center) con fines administrativos, comerciales y publicitarios; y en general, información relacionada con las actividades que impliquen los contratos suscritos entre las partes; desarrollar tecnologías, servicios o planes que representen un mejor servicio para los clientes.

E) Grabar y monitorear las llamadas telefónicas realizadas desde la oficina principal o las entrantes en la oficina principal, con fines de seguridad y atención a las quejas y reclamos frente al servicio al cliente.

F) Grabar y monitorear mediante cámaras de seguridad instaladas en las Oficinas de CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, debidamente señalizadas, con fines de seguridad, la cual es almacenada por un tiempo no superior a 15 días en un servidor propio interno.

G) Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales de La empresa; así como a los requerimientos de autoridades judiciales.

H) Actuar dentro del marco de los requerimientos legales a efectos de verificar la naturaleza jurídica y situación de algunos clientes, contratistas o proveedores.

I) Conservar el archivo físico o digital por el tiempo legalmente requerido de tal forma que puedan ser consultados posteriormente por el Titular o una autoridad.

J) La transferencia y transmisión de las Bases de Datos cuando sea necesario para cumplir acciones de cobranza, trámite de créditos, acciones judiciales y en general los demás fines previstos en el presente numeral.

K) Gestión de información de empleados relacionados con nómina, gestión social, seguridad social, procesos de selección, vinculación contractual, capacitación, bienestar del empleado.

L) Fines estadísticos, comerciales y de mercadeo.

M) Realizar invitaciones a eventos y capacitaciones, informar sobre adiciones o cambios en los productos y servicios ofertados por el Responsable del Tratamiento, así como informar u ofertar nuevos productos y servicios.

N) Realizar encuestas para evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos por CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL

O) Realizar estudios estadísticos internos sobre las necesidades de nuestros clientes y consumo de los servicios ofrecidos.

P) Atender adecuadamente sus peticiones, solicitudes, quejas, reclamos y brindar orientación para el acceso a los servicios de CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL

Q) Crear bases de datos para los fines descritos en la presente autorización.

R) Las demás actividades necesarias para la prestación efectiva de cualquiera de los servicios habituales o accidentales que preste La empresa.

4. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN:

CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, reconoce y garantiza al titular de la información recopilada en nuestras bases de datos, que cuenta con las siguientes prerrogativas y derechos, los cuales puede invocar o ejercer frente a CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL o frente al encargado del tratamiento de datos personales que obra por cuenta de la CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL. como responsable:

• Acceder de manera gratuita a sus datos personales, así como conocerlos, rectificarlos, corregirlos y actualizarlos, este Derecho se podrá ejercer, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error, siguiendo los procedimientos establecidos más adelante.
• Solicitar y obtener prueba de la autorización concedida para el tratamiento de sus datos personales, excepto en el caso en que ella se presuma por haberse usado mecanismos alternos de comunicación, como lo prevé el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
• Recibir información por parte de CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Acudir ante las autoridades, especialmente ante la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de solicitar y exigir el amparo de los derechos que le confieren las leyes.
• Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. Este Derecho de revocatoria de la autorización no es absoluto siempre y cuando exista una obligación legal o contractual que limite este Derecho.
• Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

La presente Política, en las siguientes secciones, define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos.

5. DEBERES DE CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL es consciente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el titular, o por la Ley en cumplimiento de sus funciones, en todo momento respeta la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.

CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL como responsable y Encargada del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

A) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

B) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

C) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

D) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

E) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

F) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

G) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

H) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

I) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

J) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

K) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

L) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

M) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

N) Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

O) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

P) Deber de Secreto y confidencialidad: CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente.

6)PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN:

Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a AUXILIAR ADMINISTRATIVA de CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.

Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)

Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL pone a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.

 Términos para atender las consultas:

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 Procedimiento para la recepción y solución de reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos tratada por CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y/o la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la AUXILIAR ADMINISTRATIVA de CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL., a través de los canales de atención puestos a disposición de los titulares en el punto 7 de la Presente Política de Tratamiento de Datos Personales, el cual deberá contener:

 El nombre y documento de identificación del Titular;
 La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido
(actualización, corrección, supresión o cumplimiento de deberes);
 La dirección y datos de contacto del reclamante;
 Deberá de acompañarse por todos los documentos que el reclamante quiera hacer valer.

b) La empresa antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

c) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

d) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

e) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

f) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

7. CANALES DE ATENCIÓN

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, o envíe su consulta directamente por cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

 Dirección física: calle 23 No. 7-69 piso 4 Edificio Monterrey de la ciudad de Pereira.
 Correo electrónico de notificación judicial: comunicaciones@csmanantial.com
 Teléfono: (6) 3256766

8. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01/05/2020. Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestras bases de datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta política, para los cuales fueron recolectados.

Actualizaciones de la política: CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL, podrá modificar los términos y condiciones de la presente política como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen esta política, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra, la nueva política se dará a conocer en nuestros canales de publicación

Firma:

ALEX JAIR MONSALVE SOCARRAS
Representante legal
CORPORACIÓN SOCIAL MANANTIAL